Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 2 september 2026

English version: cyclingsoft.com/privacy

1. Wie we zijn en waarop dit beleid van toepassing is

CyclingSoft is een platform voor het operationele beheer van professionele en amateurwielerploegen, uitgegeven door Exsited bv, Patrijsstraat 1, 8540 Deerlijk, België, ondernemingsnummer BE 0533.883.644 (“CyclingSoft”, “we”, “wij”).

Dit beleid geldt voor:

• de website cyclingsoft.com;
• de CyclingSoft-app voor renners en staf (Android-package be.paxbase.rider, iOS: CyclingSoft);
• de CyclingSoft-webportalen voor ploegen, staf, partners en sponsors.

Het legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, op welke rechtsgrond, hoe lang we ze bewaren en hoe je je rechten uitoefent — inclusief hoe je je account en gegevens laat verwijderen.

Contact voor alles wat privacy betreft: get@cyclingsoft.com.

2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Onze rol verschilt naargelang wie je bent, en dat bepaalt bij wie je je verzoek indient.

We zijn verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens waarvan we zelf het doel bepalen: bezoekers van cyclingsoft.com, prospecten en zakelijke contacten, demo-aanvragen, onze eigen facturatie en support, en de account- en beveiligingsgegevens van de gebruikers van het platform.

We zijn verwerker voor de gegevens die een ploeg, organisatie of partner in het platform invoert over haar renners, staf en contacten — selecties, contracten, materiaaltoewijzing, reizen, medische gegevens, communicatie. In dat geval is de ploeg verwerkingsverantwoordelijke: zij bepaalt waarom en hoe die gegevens gebruikt worden, en wij verwerken ze uitsluitend volgens haar schriftelijke instructies, onder een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG).

Ben je renner of staflid en gaat je verzoek over ploeggegevens, dan mag je het altijd naar ons sturen: we voeren uit wat onder onze verantwoordelijkheid valt, bezorgen de rest aan je ploeg, en laten je weten wat er met beide is gebeurd.

3. Welke gegevens we verwerken

Bezoekers van cyclingsoft.com — IP-adres, apparaat- en browsertype, bekeken pagina’s, herkomst, en wat je invult in een contact- of demoformulier (naam, e-mailadres, telefoonnummer, ploeg of bedrijf, bericht).

Klanten en zakelijke contacten — naam, professionele contactgegevens, functie, bedrijfsgegevens, contract- en facturatiegegevens, correspondentie en supporthistoriek.

Gebruikers van de app en de portalen (renners, staf, partners) — naam, e-mailadres, telefoonnummer, logingegevens en wachtwoord (gehasht bewaard), profielfoto, geboortedatum, nationaliteit, taal, rol en rechten binnen de ploeg, en technische gegevens zoals apparaat-id’s, push-tokens, app-versie, sessie- en toegangslogs.

Operationele ploeggegevens (wij treden op als verwerker) — afhankelijk van de modules die een ploeg gebruikt: wedstrijdprogramma en selecties, beschikbaarheden, reis- en verblijfsgegevens, materiaal- en wagenparktoewijzing, kledij- en schoenmaten, licentie- en UCI-administratie, contactpersonen bij noodgevallen, contract- en vergoedingsgegevens, onkostennota’s, interne berichten en meldingen, media en foto’s.

Gezondheidsgegevens (wij treden op als verwerker) — zie hoofdstuk 4.

Partner- en sponsorcontacten — naam, professionele contactgegevens, afspraken, voordelen en bestellingen via het partnerportaal.

We verkopen geen persoonsgegevens en we gebruiken platformgegevens niet om AI-modellen voor andere klanten te trainen.

4. Gezondheidsgegevens

Sommige ploegen gebruiken CyclingSoft om gezondheidsgerelateerde informatie over hun renners en staf bij te houden: medische attesten en geschiktheidsverklaringen, blessures en revalidatie, allergieën en voedingsvereisten, antidopingadministratie zoals whereabouts en TUE-dossiers, en vergelijkbare gegevens.

Dat zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG. Daarvoor geldt:

• De ploeg is verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt wat er wordt bijgehouden, wie het mag zien en op welke rechtsgrond (doorgaans art. 9.2.b of 9.2.h AVG, in samenhang met haar verplichtingen als werkgever en onder het reglement van de UCI en de nationale federatie, of de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene).
• Wij treden uitsluitend op als verwerker en gebruiken die gegevens alleen om het platform te leveren: opslag, weergave aan de gebruikers die de ploeg daarvoor heeft aangeduid, en technische ondersteuning.
• De toegang is beperkt. Gezondheidsgegevens zijn enkel zichtbaar voor de rollen die de ploeg daarvoor aanduidt — doorgaans een arts, kinesitherapeut of performance manager, niet de volledige staf. Toegang wordt gelogd.
• Onze eigen medewerkers raadplegen ze alleen wanneer dat nodig is voor support of beveiliging, onder geheimhoudingsplicht, en nooit om individuele dossiers voor een ander doel in te kijken.
• Wil je weten welke gezondheidsgegevens je ploeg over jou bijhoudt, of wil je die laten verbeteren of verwijderen, richt je dan tot je ploeg als verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen haar daarbij en zijn bereikbaar op get@cyclingsoft.com.

5. Waarom we verwerken, en op welke grond

6. Meldingen en app-machtigingen

De app stuurt meldingen over zaken als selecties, wijzigingen in het programma en berichten. Je kan die altijd uitschakelen in de instellingen van je toestel; de rest van de app blijft dan gewoon werken.

De app vraagt enkel machtigingen voor de functies die ze nodig hebben — bijvoorbeeld de camera om een profielfoto te uploaden, of opslag om een document toe te voegen. We vragen de machtiging op het moment dat je de functie gebruikt; weiger je ze, dan valt enkel die functie weg.

7. Wie de gegevens ontvangt

We delen persoonsgegevens uitsluitend met:

• de ploeg of organisatie waartoe je behoort, binnen de rechten die zij heeft ingesteld;
• onze verwerkers, elk gebonden door een verwerkersovereenkomst:
  • Combell NV, Skaldenstraat 121, 9042 Gent, België — hosting, opslag en back-ups;
  • Expo (650 Industries, Inc.) — aflevering van pushmeldingen aan de app;
  • Google Ireland Limited — Google Analytics 4 en Google Tag Manager, enkel op de website en enkel met je toestemming;
• derde partijen die een ploeg zelf koppelt aan het platform (bijvoorbeeld een trainings- of tijdregistratiesysteem), in opdracht van die ploeg;
• overheidsinstanties, wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te bezorgen.

Buiten deze partijen doen we geen beroep op verwerkers. We verkopen nooit persoonsgegevens aan derden.

8. Waar de gegevens staan, en doorgifte buiten de EER

Het platform, de gegevens en de back-ups worden gehost in België, in de datacenters van Combell NV. Twee verwerkers kunnen een beperkte set gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken: Google (analyticsgegevens van de website, enkel met je toestemming) en Expo (de technische aflevering van pushmeldingen). Dat gebeurt onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-U.S. Data Privacy Framework, aangevuld met bijkomende waarborgen. Ploeggegevens, gezondheidsgegevens en de inhoud van het platform zelf verlaten de Belgische hostingomgeving niet.

9. Hoe lang we bewaren

Geanonimiseerde, geaggregeerde statistieken die niet meer naar een persoon herleidbaar zijn, vallen buiten deze termijnen.

10. Beveiliging

We passen versleuteling toe tijdens transport (TLS) en in rust, rolgebaseerde toegangscontrole met logging, gescheiden omgevingen voor ontwikkeling en productie, regelmatige back-ups met hersteltests, en geheimhoudingsplicht voor iedereen met toegang. Nieuwe functies beoordelen we vóór release op hun impact op privacy. Een datalek melden we binnen 72 uur aan de toezichthouder en, waar vereist, aan de betrokkenen.

11. Je rechten

Onder de AVG heb je het recht op inzage (art. 15), verbetering (art. 16), verwijdering (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18), overdraagbaarheid (art. 20), bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (art. 21), en het recht om je toestemming op elk moment in te trekken (art. 7.3), zonder dat dit afbreuk doet aan wat daarvoor rechtmatig gebeurde.

Stuur je verzoek naar get@cyclingsoft.com. We antwoorden binnen 30 dagen. Bij gerede twijfel over je identiteit kunnen we bijkomende verificatie vragen; een kopie van je identiteitskaart vragen we niet standaard.

Gaat je verzoek over gegevens die je ploeg heeft ingevoerd, dan geldt hoofdstuk 2: we voeren uit wat onder onze verantwoordelijkheid valt en bezorgen de rest aan je ploeg.

Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Je account en gegevens verwijderen

Je kan je CyclingSoft-account en de bijhorende gegevens op elk moment laten verwijderen.

We verwijderen je logingegevens, je profielgegevens, de gegevens die je zelf in de app hebt ingevoerd, en de technische identificatoren die aan jou gekoppeld zijn (push-tokens, apparaat-id’s, sessielogs). We bevestigen je verzoek binnen 5 werkdagen en voeren het uit binnen 30 dagen; back-ups waarin je gegevens nog voorkomen, worden binnen 90 dagen overschreven.

We bewaren wat we wettelijk moeten bewaren of nodig hebben voor een lopende zaak: facturatie- en boekhoudkundige gegevens 7 jaar, beveiligings- en fraudelogs 12 maanden, en gegevens in een geschil tot afhandeling plus de wettelijke verjaringstermijn (art. 17.3.e AVG). Die gegevens worden afgeschermd en niet voor andere doeleinden gebruikt.

Is je account door je ploeg aangemaakt, dan blijft de ploeg verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die zij beheert. Stuur je verzoek gerust toch naar ons: we verwijderen je persoonlijke account en de gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, bezorgen de rest aan je ploeg, en laten je weten wat er met beide is gebeurd.

Volledige instructies: cyclingsoft.com/delete-account

13. Minderjarigen

Ploegen gebruiken CyclingSoft ook voor renners jonger dan 18 jaar. Houdt een ploeg gegevens bij over een minderjarige, dan doet zij dat als verwerkingsverantwoordelijke en op haar eigen rechtsgrond, met betrokkenheid van een ouder of voogd waar de wet dat vereist. Buiten een ploegcontext verzamelen we via cyclingsoft.com niet bewust gegevens van minderjarigen. Denk je dat we gegevens van een minderjarige bijhouden die er niet horen te staan, mail dan naar get@cyclingsoft.com; we handelen dan onverwijld.

14. Cookies

cyclingsoft.com gebruikt noodzakelijke cookies voor sessie, beveiliging en je cookievoorkeur, en — enkel met je toestemming — analytics- en marketingcookies. Je kan je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de site. De app zelf gebruikt geen advertentiecookies en geen tracking voor advertentiedoeleinden.

15. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen. De datum bovenaan geeft aan wanneer het laatst is gewijzigd. Bij substantiële wijzigingen brengen we gebruikers van de app en de portalen op de hoogte in het platform zelf, of per e-mail.

16. Contact

Exsited bv — Patrijsstraat 1, 8540 Deerlijk, België — ondernemingsnummer BE 0533.883.644
E-mail: get@cyclingsoft.com